Kako prihraniti največ časa pri svojem biznisu?
Enostavno… z avtomatizacijo!
Morda na te stvari sploh ne pomisliš…. ampak, če jih avtomatiziraš, se ti z njimi ne bo treba več ukvarjati!
Super, ane?
Seveda je običajno najprej potrebno vložiti nekaj dela, da lahko potem uživaš sadove, ampak največkrat se zelo obrestuje!
Tukaj je tako nekaj idej, kaj vse lahko optimiziraš v svojem biznisu in prihraniš ogromno časa in energije. Posamezna naloga pa ti bo najbrž vzela le nekaj minutk:
Naloge povezane z marketingom
Načrtovanje objav za družabna omrežja (npr. Instagram, Facebook)
Na prvi pogled, bi morda marsikdo pomislil “ah, saj to pa res lahko narediš mimogrede”. V resnici pa je kar nekaj dela… zbiranje idej, načrtovanje, pisanje in ustvarjanje vsebin za družabna omrežja! In namesto vsakodnevnega pisanja vsebin, ti priporočam, da jih pripraviš v enem šusu za vnaprej. Tako prihraniš vsak dan čas, da “padeš not” v pisanje. Pa tudi, ko imaš morda bolj zaseden urnik je tole res priročno.
Kako se torej lotiti?
Vzemi koledar in načrtuj vsebine za izbrano obdobje. Jaz običajno naredim plan za prihajajoči teden. Nato spiši besedila, dodaj fotke/videe in nastavi, da se objave avtomatsko objavijo (“Schedule”).
Orodja, ki jih uporabljam:
- Facebook Creator Studio za objave na Facebooku,
- Planoly za objave na Instagramu.
“Reposting” oz. ponovno objavljanje vsebin na istih ali različnih omrežjih
Ko enkrat pripraviš vsebino, jo je fino izkoristiti. Morda lahko objavo iz Instagrama objaviš tudi na Facebooku, ali pa objavo iz bloga čez en mesec ponovno promoviraš na družabnih omrežjih.
Tako lahko prihraniš veliko časa, namesto, da zmeraj znova pripravljaš nove vsebine. Če ti pa je pripravljanje vsebin pravi užitek, potem so to samo bonus vsebine, ki jih lahko deliš!
Tako bralci, kot tudi ti bodo zelo zadovoljni! 😉
Orodja, ki jih uporabljam:
- za blog objave uporabljam predlogo “Naj obstoječe vsebine ne gredo v pozabo”,
- Facebook Creator Studio za objave na Facebooku,
- Zapier za objave iz Instagrama na Facebook,
- dlvr.it (dlvrit.com) za objave iz Facebooka na Google Business.
Avtomatska sekvenca mailov za nove naročnike ali projekte
Verjetno poznaš… ko za določen freebi vpišeš mail in v zameno dobiš freebie (video/pdf/…)!?
Lahko pa greš še korak dlje in avtomatiziraš še nekaj naslednjih mailov, ki bodo prejemnika še dodatno spodbudili in navdušili.
Npr. dodatni nasveti ali pa super ponudba/popust, morda celo še dodaten freebie…
Orodja, ki jih uporabljam:
- Mailchimp za pošiljanje novic in avtomatizacijo sekvence mailov,
- za deljenje freebija lahko uporabiš: Dropbox, Drive, spletno stran, YouTube, Vimeo.
Avtomatska Google Analytics poročila
Namesto spremljanje statistik in iskanja podatkov, lahko raje kreiraš poročila in nastaviš, da jih na mail dobiš npr. vsak teden ali mesec. Tako lahko hitro pridobiš ključne informacije in prihraniš čas z iskanjem podatkov.
Orodja, ki jih uporabljam:
- Google Analytics.
Priprava knjižnice vsebin
To morda ni čisto nujno avtomatizacija, je pa sistem, ki ti lahko prihrani ogromno časa. V mislih pa imam, da ustvariš različne knjižinice (pač glede na to, kaj uporabljaš in kaj bi ti prišlo prav): npr. ideje vsebin za blog, družana omrežja, heštegi, odgovori za maile/komentarje/sporočila…
Skratka vsebine, ki jih pogosto uporabljaš in jih vsakič znova iščeš ali naumljaš hraniš na enem mestu. Naslednjič, ko npr. potrebuješ heštegea za Instagram objavo, jih lahko najdeš v svoji knjižnici. Ali pa na mail dobiš vprašanje, ki je zelo pogosto – v knjižnici lahko imaš že pripravljen odgovor, ki ga potem samo prilepiš in pošlješ!
S predstavljaš, koliko časa lahko prihraniš?!
Orodja, ki jih uporabljam:
- Notes (del Apple OS),
- Planoly in Later za hrambo heštagov,
- Airmail 3, Asana – za shranjene predloge mailov,
- Asana in Google Docs za vsebine – družabna omrežja in blog.
Naloge povezane s podporo strankam
Samodejni odgovor
Na eni strani so to lahko avtomatizirani maili ob odsotnosti, ali pa maili z informacijami za plačilo po predračunu, sporočilo za uspešno registracijo, zahvala za oddajo mnenja…
To so npr. maili, ki jih uporabnik dobi, ko odda kontaktni obrazec (za nakup v spletni trgovini, rezervacijo, povpraševanje….) in tudi maili, del spletne trgovine (npr. ob oddanem naročilu, odpošiljanju, zaključenem naročilu).
To ti lahko prihrani ogromno časa, saj ti ni potrebno odgovorajati in pošiljati pomembnih informacij vsakič znova. Hkrati pa je tudi iz uporabniške izkušnje fino dobiti potrdilo o uspešni oddaji…
Orodja, ki jih uporabljam:
- Airmail 3 – moja splošna aplikacija za maile,
- spletna stran – obrazci za različne kontakte, spletna trgovina.
Predloge odgovorov za e-mail, sporočila na soc. omrežjih
Če dobivaš pogosto podobna vprašanja, si je smisleno pripraviti predloge z odgovori. Tako ob naslendjem vprašanju, le kopiraš odgovor in po potrebi dopoldniš/spremeniš in že lahko odpišeš.
Noro velik prihranek časa, sploh če imaš tega veliko. Le zakaj bi vsakič znova iz nule pisal/a odgovor?!
Orodja, ki jih uporabljam:
- Airmail 3,
- Asana – kjer hranim predloge za vse druge kanale, razen e-maila.
Avtomatski računi v spletni trgovini
Če imaš spletno trgovino je fino poskrbeti tudi za to, da se računi (tudi v pdf obliki) avtomatsko generirajo. To pomeni, da ti ob vsakem naročilu ni potrebno na novo generirati računa, ampak se to zgodi avtomatsko.
Orodja, ki jih uporabljam:
- spletna trgovina v WordPressu (WooCommerce) z dodatkom za pdf račune.
Pogosto zastavljena vprašanja – FAQ
Razdelek pogostih vprašanj in odgovorov je lahko super uporaben za vse morebitne stranke, saj laho hitro pridobijo odgovore in se lažje, predvsem pa bolj informirano odločijo za nakup.
V&O pa niso nujno samo del spletne strani, lahko jih vključiš tudi v avtomatski e-mail odgovor, v ponudbo, na družabna omrežja… Odvisno, kaj je za tvoj specifičen primer najbolj primerno.
Orodja, ki jih uporabljam:
- spletna stran,
- Google Docs (za kreiranje ponudb).
Naloge povezane z administracijo
Avtomatske varnostne kopije dokumentov in spletne strani
Svoje delo je zmeraj dobro hraniti še na kakšni dodatni lokaciji – kot varnostna kopija. V današnjem času lahko izkoristimo oblačne storitve in tam hranimo vse pomembne dokumente. Tako so na voljo iz različnih lokacij in hkrati tudi varnsotna kopija (dodatna, če imaš več računalnikov, kamor se sinhronizirajo podatki).
Ne pozabi pa tudi na varnostne kopije svoje spletne strani. Čeprav zmeraj priporočam ročne varnostne kopije (sploh v primeru posodobitev ali večjih posegov v spletno stran), pa nič ne škodijo tudi dodatne avtomatske varnostne kopije (te naj bodo na drugi lokaciji, kot je spletna stran).
Orodja, ki jih uporabljam:
- Google Drive, Dropbox, My Cloud za dokumente in delo,
- Updraft vtičnik za spletno stran.
Deljenje koledarja med sodelavci, strankami
Kaj pa če deliš svoj koledar kar s strankami oz. sodelavci in se tako izogneš usklajevanju terminov za npr. sestanek?! Seveda ni nujno, da je to tvoj najbolj osebni koledar, deli tisto, kar je smisleno.
Orodja, ki jih uporabljam:
- Google koledar za interno uporabo,
- Calendly za sestanke s strankami.
Čiščenje e-mail nabiralnika (Inbox)
Včasih se nabere kar nekaj novičk v e-nabiralniku in je čiščenje tega lahko precej zamudno. Zato ti svetujem, da to delaš redno in se tudi na novičke prijaviš le, če te zanimajo.
Orodja, ki jih uporabljam:
- Unroll.me za čiščenje in odjavljanje od novic.
Avtomatski opomniki za redne, ponavljajoče naloge
Če imaš pogosto naloge, ki se ponavljajo: npr. tedenske naloge, ki se vsak teden ponovijo, to lahko avtomatiziraš z opomniki, ki te vsakič spomnijo, kaj te še čaka. Če so za dodatno nalogo potrebne kakšne informacije – npr. če moraš v določeno tabelo vnesti podatke, si v opomnik shrani tudi link do te tabele, tako da vsakič prihraniš čas za iskanje tabele.
Orodja, ki jih uporabljam:
- Asana za vodenje vseh nalog in projektov.
E-mail podpisi
Če še v svojem e-mailu nimaš podpisa in za vsakega posebej sestavljaš nov podpis je to lahko časovno zelo potratno + ne-poenoteno za tvojo vizualno podobo. Zato je fino, da si pripraviš podpise vnaprej in jih potem samo po potrebi uporabiš.
Npr. če komuniciraš s tujino je zraven slovenskega podpisa fino imeti pripravljenega še angleškega. Pazi tudi na formate za kontakt (npr. telefonska številka za Slovenijo ali za tujino ni enaka).
Orodja, ki jih uporabljam:
- Airmail 3 – orodje za e-maile.
Uf, ok tega je kar nekaj in kar nekaj je še načinov, da optimiziraš svoj biznis, predvsem pa prihraniš čas. Seveda vsega ni možno optimizirati, ampak zakaj ne bi optimizirali vsaj tega kar lahko, ane?!?
Ne naredi se dela težjega, kot je v resnici! Poenostavi, kar se da in uživaj.
Če želiš optimizirati svoj biznis si lahko pomagaš z različnimi predlogami, ki sem ti jih prirpavila na Portalu tukaj. Če pa želiš, da ti pomagam optimizirati biznis 1:1 pa mi piš na [email protected]
Komentiraj