Kako (ne)uporabljamo mail(a)

Nekaj visoko motečih opazk, katerim se pri elektronski komunikaciji izogibaj:

1. Kam dati naslovnika ali uporaba to, cc, bcc
Naslovnike lahko dodajamo v tri različna polja:

• Za (ang. To)
• Kp (ang. Cc)
• Skb (ang. Bcc).

Kdaj katerega uporabljamo? Kadar pošiljamo mail samo enemu naslovniku običajno uporabljamo “Za”, kadar želimo mail, poslati v vednost še komu drugemu uporabim “Kp”. Kadar pošiljamo mail večim naslovnikom, za katere želimo, da ne vidijo komu vse je bil mail poslan, uporabimo “Skb”. 🙂

2. Naslov
Naslov (ang. Subject) naj ima pomen. Ne samo, da bo naslovnik zelo hitro seznanjen z vsebino, tudi morebitono iskanje maila bo enostavnejše.

3. Pozdrav
Kratka beseda-pozdrav, lahko popolnoma spremeni vzdušje maila, za to (prijazno vzdušje) naj poskrbita začetni in končni pozdrav. Med pogovorom pozdravi seveda niso več potrebni.

4. Kratko in jedrnato
Dolgi maili mi že takoj, ko jih odprem izbrišejo nasmešek iz obraza. Če ob branju ugotovim, da gre bolj ali manj za nakladanje, me oblije še žalost. Tukaj podajam topel nasvet: kratki, jedrnati in jasni maili so zmeraj najboljša izbira. 🙂 Le kdo si želi mailov, za katere potrebuješ pol ure, da razvozlaš njihovo bistvo?

5. Prekomerna uporaba ločil
Ločila so super zadeva, ampak le če se uporabljajo v mejah okusnega. O čem govorim? Enako besedilo lahko ima dva precej različna pomena:
Kaj je to?!??!?!?!? ali Kaj je to?
Več o tem verjetno ni potrebno pisati, ane? Le skromno z ločili!

6. Maili na preblisk
Za čisto vsaki preblisk, ki se ti utrne, ni potrebno pošiljati maila. Za obojestransko dobro bo bolje, da pošiljatelj premisli, vse prebliske zbere v enem mailu in jih pred pošiljanjem smiselno uredi.

7. Vljudnost, prijaznost
Lepa beseda lepo mesto najde, bi si moral reči vsak, ki ima po prebranem mailu pritisk na max in bi kar takoj planil na pošiljatelja. Preden se lotiš pisanja (v takem stanju) najprej globoko vdihni, morda si privošči kratek sprehod, kavo… Ko se pritisk normalizira in spoznaš da je tako banalno, da je že kar smešno, se loti pisanja. Potrudi se, da bo mail čimbolj prijazen. Vprašaj se, če je morda prišlo do nesporazuma.

8. (Ne)Odgovarjanje
Odgovarjanje na maile je osnovni bonton spletnega komuniciranja! Še posebej vljudno je odgovoriti na maile, ki vsebujejo Vprašanje. Pošiljatelj namreč (najbrž) pričakuje in čaka na odgovor. Tudi ni mišljeno, da pošiljatelj po poslanem mailu še kliče, v smislu si dobil mail? Današnja tehnologija namreč omogoča precej zanesljivo elektronsko komuniciranje in te poizvedbe niso (več) potrebne. 🙂 Precej nadležna reč namreč, ki mi včasih povzroča že skoraj sive lase.

Še morda kakšen nasvet/priporočilo s tvoje strani?

p.s. Na področju komunikacije se nimam za strokovnjakinjo, ta zapis je le plod mojih izkušenj. 🙂