Mogoče se ti zdi hecno, zakaj bi sploh uporabljali program za vodenje projekta. Pa niti ni tako čudno, predvsem ko želiš prihraniti energijo, čas in živce! 😉
Mogoče je kaj takega tvoj odgovor…
“Pa saj se lahko vse zmenimo preko maila.”
ali pa:
“Ah, saj vsi vemo kaj trenutno delamo.”
ali pa:
“Ne da se mi uporabljat tega programa.”
Iz izkušenj ti povem, da je vodenje projekta nujno, uporaba programa pa pri tem nepogrešljiva.
Maili se izgubijo, spregledajo… da ne govorim o glavobolu ob iskanju točno določenega mail (za x teden nazaj)… Pa potem, potrditve, dogovori…
Z uporabo programa je tako veliko lažje, pregledneje in vedno na voljo vpogled v trenutno stanje! Kar pomeni, da tudi če jaz ali stranka ne veva točno, kaj je še potrebno (včasih se projekt zavleče)… lahko zmeraj pogledava v aplikacijo. Transparentnost.
Če morda ne poznaš: aplikacija za projektno vodenje, je program s pomočjo katerega se vodi projekt: zapisane so naloge, vodi se komunikacij, zbira gradiva, možno je določiti rok za izvedbo, za vsako nalogo določiti, kdo je trenutno na potezi, vodi se kaj je že narejeno…
No tukaj je nekaj glavnih prednost zakaj uporabljam program za projektno vodenje z mojimi strankami:
1 | Pregled nad projektom v vsakem trenutku
V vsakem trenutku imam tako jaz, kot tudi stranka pregled nad trenutnim stranjem. Jasno je tudi katere naloge delam jaz, katere mora opraviti stranka (npr. katera gradiva je treba popravit, kaj čaka na revizijo…). V vsakem trenutko je tako jasno, kdo je na potezi.
2 | Opomniki za naloge
Da, ni potrebno pošiljati opomnike (npr. za pregled določene vsebine ali pripravo vsebin, povratne informacije za revizijo…) se nastavijo avtomatski opomniki, ki spomnijo, da je zadnji rok oz. čas, da se posamezna naloga razreši.
3 | Bolj jasna komunikacija, transparentnost
Maili so super! Ampak kaj, ko se v nabiralniku lahko kar zgubijo oz. se zložijo v špaget, ki ga je razvozlat skoraj znanstvena fantastika. V aplikaciji so pa takšni pogovori in razprave pod posamezno nalogo. Kar je zlata vredno, ko je treba poiskati npr. ali smo se o tem že pogovarjali, sprejeli odločitev…
Ker je pod vsako nalogo klepet, tako zmeraj tudi veš, na katero temo/vsebino se navezuje posamezno sporočilo.
4 | Prihranek časa in živcev
Vsi imamo na voljo enako število ur v dnevu. Kako pa jih bomo uporabili je odvinso od nas. Zame je prioriteta porabiti čim-manj časa za stvari, ki niso bistvene, ampak nujne – in aplikacija za projektno vodenje je absolutno ena izmed tistih, ki mi prihranijo ogromno časa pri vsakem projektu! Pa ne samo časa, tudi živcev 🙈 (hja iskanje in neorganiziranost ni nekaj v čemer uživam). Fokus in usmerjanje energije v delo, je zame prioriteta! Dobra organizacija pa ta proces dela odlično podpre in razbremeni (npr. ni potrebno razmišljanje, kaj je še potrebno, kaj ne smem pozabiti…).
5 | Vsa gradiva na enem mestu
Ne samo, da je to aplikacija, kjer imamo vse naloge na enem kupu. Je tudi aplikacija, kamor se oddajajo vsa gradiva – npr. slike, pripravljeni teksti za spletno stran… Tako imam tako jaz, kot tudi stranka zmeraj dostop in pregled nad vsebino.
Aja pa še to, če te zannima katere aplikacije uporabljam: moja trenutno najljubša aplikacija za projektno vodenje je Asana, delno za osebne potrebe pa uporabljam tudi Notion.
Komentiraj