Planiranje v časovnih blokih

Planiranje v časovnih blokih

Planiranje v časovnih blokih

Danes je čas za planiranje v blokih (Time Block). To je sistem, ki ga uporabljam že kar nekaj časa in se obnese noro dobro! Zato sem se odločila, da ti danes pokažem, kako ga uporabljam jaz.

Time Block je sistem, pri katerem v časovnih blokih planiraš celoten dan. Ja, vsako minuto (no, seveda lahko prilagodiš po svojih potrebah).

 
Planiranje v časovnih blokih
 

Čeprav na prvi pogled načrtovanje vsake minute, mogoče deluje malo preveč, pa naj ti povem, zakaj je to ful razbremenjujoče. A imaš kdaj v dnevu (ali kar cel dan) občutek stalnega hitenja in misli, da imaš še ogromno za narediti.
No, Time Blocking pomaga pri tem!
Popolnoma te namreč razbremeni, saj planiraš točno, kaj vse bo v tem dnevu narejeno in veš, da imaš za vsako nalogo planiran čas.
To pa pomeni tudi, da bo tvoj dan super izkoriščen in da lahko planiraš čas tudi zase, svoje aktivnosti, za katere drugače, med vsem hitenju, nimaš časa.

Na začetku ti bo morda težje planirati točne časovne bloke, kasneje pa dobiš precej dober občutek, koliko časa potrebuješ za posamezno nalogo. Predlagam ti, da vsaj na začetku, za vsak časovni blok planiraš raje malo več časa.

Najprej pa kaj vse potrebuješ:

  • seznam vseh opravil (opravila povezana z delom, tipična vsakodnevna opravila in osebna opravila)
  • Google koledar (ali koledar, ki ga uporabljaš, lahko tudi v papirni obliki. Meni je bolje elektronski, ker lahko tako enostavneje prilagajam čez dan, npr. ko nekaj pride vmes, planiram premalo časa…)

 

Planiranje v časovnih blokih

 

1 | Priprava koledarja

Jaz si ustvarim najprej različne koledarje za različne “aktivnosti”, ki jih potem uporabljam (to naredim seveda samo enkrat).
Zakaj ne uporabljam samo enega?
Ker mi je to bolj organizirano, sploh potem ko iščem za nazaj posamezni dogodek. Še posebej pa mi je všeč, ker je vsak koledar druge barve in tako hitro vidim, kaj je na sporedu.
Primeri koledarjev:

  • Sestanki (koledar za sestanke)
  • Delo (koledar povezan z delom)
  • Editorial (koledar za urejanje vsebin za blog, družabna omrežja…)
  • Osebno (koledar za osebne aktivnosti)
  • Izobraževanje (koledar za izobraževanja)
  • Chilli (koledar za mojo psičko Chilli)

 

2 | Začetek in konec dneva

V prazen koledar najprej označim, kdaj se moj dan začne in kdaj zaključi. Tako imam jasno določen čas s katerim lahko manipuliram. Kaj je pri tem pomembno, da se teh omejitev držim, saj v nasprotnem primeru hitro pride do izgorelosti.

 

3 | Označi vsakodnevna opravila

Na koledarju nato označim opravila, ki so vsak dan bolj ali manj enaka. Npr. kosilo, pavza…

 

4 | Opravila in sestanki posameznega dne

Nato na koledar dodam sestanke, ki jih imam ali druga nujna opravila. Sestanke si običajno zapišem takoj, ko se dogovorim za sestanek, tako, da me že čakajo na koledarju. Dodam še čas za pot in urejanje (če sestanek ni online). Če je potrebno si planiram tudi čas za pripravo na sestanek.

 

5 | Dodajanje vseh opravil iz seznama

Iz seznama vseh opravil najprej določim prioritete, torej kaj je najbolj pomembno.
Premislim, koliko časa potrebujem in potem dodam na koledar.
Postopek ponovim, tako da imam vse na koledarju.
Tudi tiste stvari, ki niso povezane z delom.

Če je taskov preveč, potem je to odličen znak, da pomislim, ali ga je res potrebno narediti in če je, bo zanj čas jutri.

Ko je vse na koledarju se vsega samo še držim in dan poteka precej gladko.

 
Planiranje v časovnih blokih
 

 
Kaj pa če…

…kaj pride vmes?
Nič hudega. Če se ti to dogaja pogosto, lahko planiraš vsak dan še čas za “padalce”, torej nepričakovane stvari. Če je to le tu in tam, premisli katero opravilo lahko prestaviš na jutri in preuredi koledar, da ti bo udobno.

…prej dokončam nalogo?
Odlično! Preostali čas si lahko vzameš za nagrado in počneš kaj zabavnega. Lahko se lotiš naslednje naloge in svoj dan prej zaključiš, na koncu pa si za nagrado privoščiš čas zase.

  

Želiš nedeljske novičke? + brezplačen dostop do vseh freebies.
JA, SEVEDA! >>

Ni komentarjev

Napiši komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.