Pomladno čiščenje inboxa v petih korakih

Kako zgleda tvoj e-mail nabiralnik? Koliko imaš neprebranih sporočil?

Če so tvoji odgovori strašljivi in so te rahlo zaskrbeli, ali pa na drugi strani, če tvoj mail zgleda prebavljivo, pa bi rabil le nekaj brisanja prahu, potem je ta objava zate! Danes se lotimo čiščenja e-nabiralnika.
Si za?
Juhu!
Pa kar gremo!

Ne glede na to, katero aplikacijo ali ponudnika za e-mail uporabljaš, bo ta sistem deloval.

Pomladno čiščenje inboxa v petih korakih:

1 | Prebijanje skozi neprebrane maile

Če je številka ogromnaaa, potem ti predlagam, da se odločiš za datum, ko je še relevantno, da pregledaš email.

Primer: preveriš samo maile iz prejšnjega meseca, vse starejše pa enostavno pobrišeš.

Ne lotiš pa se vseh mailov podrobno, ampak enostavno pogledaš, za kaj v mailu gre:

• če potrebuješ kaj narediti, si zapiši v koledar
• če je potrebno odgovoriti in ti to vzame manj kot 2min, naredi takoj, v nasprotnem primeru si planiraj čas v koledarju, ko boš odgovoril/a na ta mail
• če je spam, pobriši
• če so novice, označi kot prebrano

Ko je številka neprebranih mailov 0 si zaključil/a s prvo točko.

2 | Odjava od vsebin, ki jih ne spremljaš

Odjavi se od vseh novic, ki te več ne zanimajo ali si se “čudežno” prijavil/a. Če te vsebina ne zanima več in le polni tvoj nabiralnik, potem je bolje, da se odjaviš.

3 | Kreiranje map in razvrščanje mailov v mape

Kreiraj si mape, ki ti bodo pomagale pri organizaciji vseh mailov. Kakšne mape je najbolje uporabiti, pa je čisto odvisno od tvojega dela in načina, kako uporabljaš mail.

Pri meni so to mape:
To Do – tukaj se znajdejo maili, ki potrebujejo še nekaj pozornosti. Običajno je potreben daljši odgovor ali kaj za narediti.
Done – ko je mail iz zgornje mape narejen, se premakne v mapo Done.
Important – tukaj se znajdejo bolj pomembni maili, ki pridejo večkrat prav. Npr. maili z navodili, linki, dogovori…
Updates – v tej mapi se znajdejo maili, kot so različne novičke in podobno.

4 | Priprava templatov za standardne odgovore

Če preživiš veliko časa na mailu in so tvoji odgovori bolj ali manj enaki, potem si pripravi template mailov, ki jih potem samo kopiraš, po potrebi editiraš in odpošlješ. Tako ti ne bo treba za vsak mail odkrivati tople vode.

Če uporabljaš Gmail, lahko uporabiš tudi “Canned Responses.”

5 | Priprava načrta za čisti mail

Ko je tvoj mail čist, poskrbi še, da tak tudi ostane. Določi si pravila, ki se jih potem držiš.

Primer:

• prijavim se samo na novice, ki me res zanimajo
• maile pregledam le 3x dnevno (zjutraj, opoldne, pred zaključkom)
• vsak delovnik začnem in zaključim s praznim nabiralnikom